EU:n tietosuoja-asetus

Rekisterin pitäjä:

Porin Seudun Monikkoperheet ry
jasenyys(a)porinseudunmonikkoperheet.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Emilia Helin, jäsenvastaava
jasenyys(a)porinseudunmonikkoperheet.fi

Jonna Koivisto, puheenjohtaja
puheenjohtaja(a)porinseudunmonikkoperheet.fi

Satu Mäkinen, varapuheenjohtaja
info(a)porinseudunmonikkoperheet.fi

Rekisterin nimi:

Jäsenrekisteri, hallituksen kokoonpanorekisteri, työryhmäkokoonpanon rekisterit, järjestettävän tapahtuman osallistujarekisterit, neuvoloiden yhteystietorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Jäsenrekisteriä ylläpidetään excel-taulukkona ja sähköpostista löytyy sähköpostiryhmä järjestön toimintaa liittyvää tiedotusta ja yhteydenpitoa varten.

Hallituksen kokoonpanorekisteristä selviää hallituksen jäsenten määrä, työnkuva hallituksessa ja yhteystiedot hallituksen toimintaan liittyvää tiedotusta ja yhteydenpitoa varten.

Työryhmäkokoonpanon rekisterit kootaan jokaista järjestettävää tapahtumaa varten. Rekisteristä selviää jokaisen työtehtävä koskien kyseistä tapahtumaa.

Järjestettävän tapahtuman osallistujarekisteriä ylläpidetään ennen jokaista tapahtumaa. Rekisterin tarkoitus on auttaa tapahtuman järjestelyissä ja saada selvyys kuinka paljon osallistujia jokaiseen tapahtumaan on tulossa.

Neuvoloiden yhteystietorekisteristä selviää neuvolat, joiden kanssa yhdistys on ollut tekemisissä ja joiden kanssa tekee yhteistyötä.

Rekisterin tietosisältö:

Jäsenrekisteri: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, monikkolasten syntymäkuukausi ja vuosi. Tiedot säilytetään niin kauan kuin perhe on yhdistyksen jäseniä. Kaikki tiedot poistetaan heti, kun perhe on ilmoittanut halustaan erota yhdistyksestä.

Hallituksen kokoonpanorekisteri: nimi, työnkuva yhdistyksessä, sähköpostiosoite, puhelinnumero. Tiedot poistetaan hallituksen kokoonpanorekisteristä siinä vaiheessa, kun kyseinen henkilö ilmoittaa halustaan lopettaa hallitustoiminnan ja hänet erotetaan.

Työryhmäkokoonpanorekisteri: nimi ja työtehtävä koskien järjestettävää tapahtumaa. Rekisterin tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen.

Järjestettävän tapahtuman osallistujarekisteri: nimi ja osallistuvien aikuisten sekä lasten lukumäärä ja mahdollisesti lasten iät. Rekisterit kootaan vain hallituksen käytettävissä olevalle salatulle Facebook-sivulle, josta ne tuhotaan välittömästi tapahtuman jälkeen.

Neuvoloiden yhteystietorekisteri: Neuvolan/Terveyskeskuksen nimi, äitiysneuvolan terveydenhoitajan nimi, neuvolan puhelinnumero, mahdollisesti osoite ja sähköpostiosoite. Yhteystietoja päivitetään säännöllisesti ja vanhat yhteystiedot poistetaan välittömästi niiden muuttuessa tai jos henkilön niin haluaa.

Säännönmukaiset tietolähteet:

Jäsenrekisterin tiedot saadaan jäsenperheeksi haluavan täyttäessä liittymislomakkeen nettisivujemme kautta, puhelimitse, sähköpostilla tai henkilökohtaisesti annetuista tiedoista.

Hallituksen kokoonpanorekisterin tiedot kerätään jäsenrekisterin tiedoista siinä vaiheessa kun hallituskokoonpano selviää.

Työryhmäkokoonapanorekisteri kootaan jäsenrekisteristä tai hallituksen kokoonpanorekisteristä siinä vaiheessa kun uuden tapahtuman järjestämisestä on päätetty.

Järjestettävän tapahtuman osallistujarekisteri kootaan niistä tiedoista, jotka jäsenemme antavat päättäessään osallistua järjestettävään tapahtumaan.

Neuvoloiden yhteystietorekisteri kootaan ajankohtaisista tiedoista kuntien/kaupunkien nettisivuilta tai soittamalla terveyskeskuksiin ja kysymällä tarkempia yhteystietoja.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset:

Jäsenrekisterin tiedot ovat hallituslaisten luettavissa ja jäsenvastaavan muokattavissa. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille missään vaiheessa.

Hallituksen kokoonpanorekisterin tiedot ovat hallituslaisten tarkasteltavissa, eikä tietoja luovuteta ulkopuolisille.

Työryhmäkokoonpanorekisteri on vain hallituslaisten tarkasteltavissa, eikä tietoja luovuteta ulkopuolisille.

Järjestettävän tapahtuman osallistujarekisteri on pääsääntöisesti vain hallituslaisten tarkasteltavissa. Jos tieto osallistumisesta kerätään yhdistyksen Facebook-sivujen kautta niin tieto osallistuvista jäsenistä on tällöin nähtävissä kyseisillä sivuilla. Aikuisten ja lasten lukumäärä saatetaan ilmoittaa eteenpäin jos tapahtuma järjestetään paikassa, joka haluaa tiedon osallistuvien ihmisten määrästä.

Neuvoloiden yhteystietorekisteri on vain hallituslaisten tarkasteltavissa, eikä tietoja luovuteta ulkopuolisille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

Yhdistyksen tietoja on tallessa Dropbox-kansiossa, joka sijaitsee Eu:n ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen periaatteet:

Tarkastusoikeus:

Jokaisella on oikeus tarkistaa henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä sähköpostilla osoitteeseen jasenyys(a)porinseudunmonikkoperheet.fi. Tietopyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa, paitsi loma-aikoina vastausaika saattaa olla pidempi.

Muut oikeudet:

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö tulee tehdä osoitteeseen jasenyys(a)porinseudunmonikkokperheet.fi.